Privacyverklaring - Regis Consult

Privacyverklaring

Gegevensbescherming en Privacyverklaring

Regis Consult bvba hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.
Regis Consult bvba houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Regis Consult bvba zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Regis Consult bvba
Uilenbaan, 57
2160 Wommelgem
gdpr@regisconsult.be
+32 3 355 10 50

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Regis Consult bvba verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

1. Voor wervingsdoeleinden
(a)Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer u een van onze consultants benadert, solliciteert op een vacature of u aanmeldt op Mijn Regis portal van Regis Consult bvba, nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze database. Wij verwerken uw persoonsgegevens tevens om onze database te kunnen beheren en om contact met u op te kunnen nemen. Op deze manier kunnen wij u informeren over nieuwe vacatures of u uitnodigen voor activiteiten die verband houden met aanwerving of het aanbieden van projecten.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is uw “toestemming”. Door uw gegevens aan Regis Consult bvba te verstrekken stemt u er uitdrukkelijk mee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in artikel 1, onder a) beschreven doeleinde. U hebt het recht om uw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, foto’s, informatie in het kader van de aanwerving (zoals uw cv, werkervaring, opleidingsgegevens, etc.) en de correspondentie met Regis Consult bvba over sollicitaties, voorstellingen bij opdrachtgevers en referenties.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Aangezien wij verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor u te hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar. Wij bewaren uw gegevens enkel als u hiervoor toestemming hebt gegeven.

2. Om u op de hoogte te houden van de diensten van Regis Consult bvba en nieuws en ontwikkelingen binnen uw vakgebied.
(a)Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer u een van onze consultants benadert, solliciteert op een vacature of u aanmeldt op Mijn Regis portal van Regis Consult bvba, nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze database. Wij verwerken uw persoonsgegevens om gerichte mailings te sturen om u op de hoogte te houden van onze diensten en nieuws en ontwikkelingen binnen uw vakgebied. Om onze dienstverlening nog beter te kunnen afstemmen op de arbeidsmarkt kunnen deze mailing ook enquêtes bevatten.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is uw “toestemming”. Door uw gegevens aan Regis Consult bvba te verstrekken stemt u er uitdrukkelijk mee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in artikel 2, onder a) beschreven doeleinde. U hebt het recht om uw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw contactgegevens, in het kader van deze direct marketing doeleinden om u gericht te kunnen informeren.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Aangezien wij u zowel tijdens uw sollicitatieprocedure als in de toekomst gericht willen informeren, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar. Wij bewaren uw gegevens enkel als u hiervoor toestemming hebt gegeven.

3. Om een arbeidsovereenkomst of onderaannemigsovereenkomst aan te gaan
(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer wij u of onze opdrachtgever een arbeidsovereenkomst aanbieden, verwerken wij uw persoonsgegevens om een arbeidsovereenkomst op te stellen en te verwerken. Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van uw arbeidsovereenkomst. Wij nemen deze extra persoonsgegevens tevens op in onze database. Indien u bij ons wordt tewerkgesteld wordt er op dat moment ook een personeelsdossier in hardcopy opgemaakt.
Als u een zelfstandige onderaannemer bent, verwerken wij uw persoonsgegevens op dezelfde wijze om een onderaannemingssovereenkomst met u aan te gaan.
(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
U bent verplicht om aan Regis Consult bvba alle persoonsgegevens te verstrekken die Regis Consult bvba nodig heeft om uw arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren en om Regis Consult bvba in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in verband met uw arbeidsovereenkomst.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij voor zover relevant uw identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, foto’s, rijksregisternummer, gegevens van uw identiteitsbewijs of paspoort, verklaring van uw arbeidssituatie, inschrijvingsnummer bij de kruispuntbank en btw-gegevens, informatie in het kader van de aanwerving (zoals werkervaring en opleidingsgegevens), gegevens over uw functie en positie, gegevens van uw werkvergunning, beschikbaarheid, arbeidsvoorwaarden, belastinggegevens, verzekeringsgegevens, betalingsgegevens, veiligheidspaspoort, en locatie en organisaties. Indien u bepaalde eigendommen tijdens uw tewerkstelling ter beschikking krijgt en hierover dienen extra gegevens te worden geregistreerd dan zullen deze gegevens ook worden verwerkt.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens na beëindiging van uw arbeidsovereenkomst bewaard zo lang Regis Consult bvba wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te bewaren en indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van Regis Consult bvba te beschermen.

4. Om een contractuele belangen met onze opdrachtgevers na te kunnen komen
(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wij dienen historiek van onze voorstellingen en kandidaten bij te houden om zo onze contractuele afspraken te kunnen nakomen. Zo mogen wij in de meeste gevallen geen medewerkers van onze opdrachtgevers benaderen. Zo mogen wij in de meeste gevallen kandidaten die wij geplaatst hebben binnen een bepaalde tijdspanne ook niet benaderen voor andere opdrachten.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is uw “toestemming”. Door uw gegevens aan Regis Consult bvba te verstrekken stemt u er uitdrukkelijk mee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in artikel 4, onder a) beschreven doeleinde. U hebt het recht om uw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, foto’s, informatie in het kader van de aanwerving (zoals uw cv, werkervaring, opleidingsgegevens, etc.) en de correspondentie met Regis Consult bvba over sollicitaties, voorstellingen bij opdrachtgevers en referenties.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Aangezien wij verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor u te hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar. Wij bewaren uw gegevens enkel als u hiervoor toestemming hebt gegeven.

5. Om de zakelijke belangen met opdrachtgevers, klanten, prospects of andere zakelijke relaties te kunnen opvolgen en onderhouden:
(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Om offertes en/of contracten te kunnen afsluiten en/of op te volgen, kandidaten te kunnen voorstellen, facturen te kunnen opmaken en/of opvolgen, credit control, uitvoeren betalingen en andere zakelijke transacties.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is het uitvoeren van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang. Door uw gegevens aan Regis Consult bvba te verstrekken stemt u er uitdrukkelijk mee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in artikel 5, onder a) beschreven doeleinde. U hebt het recht om uw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij identificatie- en contactgegevens, facturatiegegevens, functies, informatie in het kader van de zakelijke belangen en de correspondentie met Regis Consult bvba over contracten, voorstellingen van kandidaten, selectiefee, geleverde prestaties, publicaties van publieke gegevens zoals benoemingen binnen bedrijven of persberichten. 
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces of facturatieproces af te ronden. Aangezien wij verwachten in de nabije toekomst andere interessante kandidaten voor u te hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar.
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens na beëindiging van de zakelijke overeenkomst bewaard zo lang Regis Consult bvba wettelijk verplicht is om deze gegevens te bewaren en indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van Regis Consult bvba te beschermen.

Doorgifte van Persoonsgegevens
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij delen uw gegevens binnen de Regis Consult bvba voor het uitvoeren van de hierboven beschreven doeleinden. Het is mogelijk dat de eigendomsstructuur van Regis Consult bvba wijzigt. In dat geval kunnen wij de door ons over u aangehouden gegevens delen met de nieuwe eigenaars van het bedrijf en hun adviseurs. U ontvangt daarvan een kennisgeving.
Uw CV en gerelateerde gegevens kunnen naar potentiële werkgevers of opdrachtgevers worden verstuurd.
Wanneer wij daartoe verplicht zijn, kunnen wij uw gegevens ook ter beschikking stellen aan verordenende of wet handhavende instanties. Wij behouden ons tevens het recht voor om uw gegevens te verstrekken aan professionele adviseurs en andere personen wanneer wij bepaalde aspecten van onze wervingsdiensten uitbesteden aan derden. Deze derden zijn gehouden aan dezelfde geheimhoudingsverplichtingen als Regis Consult bvba.

De onderstaande partijen doen verwerking van de persoonsgegevens:
• SDWorx vzw – voor het verwerken van loongegevens
• Carerix bv – webcloud oplossing (Recruitment) Database
• Fiduciaire Ten Hove bvba - accountant
• Attentia - Externe dienst voor preventie en veiligheid op het werk
• ICS bvba - Verzekeringsmakelaar

De onderstaande partijen doen geen verwerking van de persoonsgegevens, maar hebben wel toegang tot de servers(data) van Regis Consult bvba:
• Ecx nv (ICT Infrastructuur beheer)
• Microsoft Office 365 (Mail en Servers)
• Talmark België – Concepts2Go bv (Webonderhoud en hosting)

De onderstaande partijen doen geen verwerking van de persoonsgegevens, maar hebben wel toegang tot geanonimiseerde data.
• HRLinkIT ebvba – Talent Aqcuisition Marketing Optimalisation

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Gebruik van cookies
Een cookie is een klein gegevensbestand dat van een webserver naar een webbrowser wordt verzonden wanneer er via de browser een website van de server wordt bezocht. Meer informatie over het gebruik van cookies is te vinden op www.allaboutcookies.org. Op de www.regisconsult.be website worden cookies gebruikt om uw inloggegevens te onthouden, om het internetverkeer te volgen zonder identificatie van individuele gebruikers, en om sessie informatie op te slaan, zoals de gegevens van uw laatste zoekopdracht (deze gegevens worden gewist zodra u uw browser afsluit). In de meeste browsers kunt u het accepteren van cookies uitschakelen. In het help menu van uw browser wordt uitgelegd hoe u daarbij te werk moet gaan. Wij wijzen u er echter op dat het niet accepteren van cookies bepaalde beperkingen in het gebruik van onze website met zich meebrengt.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.
Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Wij zullen u steeds vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
U kan uw gegevens ook steeds raadplegen/beheren via het “Mijn Regis Portaal” waarvan u de inloggegevens ontvangt wanneer u solliciteert op onze website.

Verwijzingen en links
De Website van Regis Consult bvba kan verwijzingen bevatten en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van derden. Regis Consult bvba is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de wijze waarop deze derden omgaan met de privacywetgeving. Regis Consult bvba raadt de gebruiker dan ook aan het privacybeleid van de websites van deze derden na te lezen zodat de gebruiker op de hoogte is hoe deze derden met persoonsgegevens omgaan.

Gebruik logbestanden
Onze website verzamelt automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie omtrent de bezoekers van haar Website, waaronder het Internet Protocol (IP)-adres van het toestel van de gebruiker, datum en tijd van toegang tot de Website, het internetadres van de website vanwaar de gebruiker is doorgelinkt naar onze website, het IP-adres van de Internet Service Provider van de gebruiker, het besturingssysteem van de gebruiker, de onderdelen, informatie en pagina’s van de Website die de gebruiker heeft bezocht en/of bekeken, alsmede het materiaal dat de gebruiker doorstuurt of downloadt van onze website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van onze website en om de website en dienstverlening van Regis Consult bvba te optimaliseren. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gebruikt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De opgeslagen technische gegevens kunnen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Beveiliging en aansprakelijkheid voor derden
Regis Consult bvba spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen teneinde de persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van Regis Consult bvba, die namens Regis Consult bvba toegang hebben tot de persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.
Ondanks de door Regis Consult bvba genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat derden er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of de persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Regis Consult bvba kan hiervoor nimmer op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.
Regis Consult bvba aanvaardt op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor eventuele schade voortvloeiend uit het gebruik van de persoonsgegevens door derde(n), aan wie deze gegevens op grond van dit Privacystatement of met toestemming van de betrokkene zijn verstrekt. Tevens is Regis Consult bvba niet aansprakelijk voor het naleven van de geldende wet- en/of regelgeving (waaronder de privacywetgeving) door deze derde(n).

Aansprakelijkheid
Regis Consult bvba is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade, kosten, gevolgen en vorderingen (daaronder begrepen eventuele vorderingen van derden en alle daarmee gepaard gaande schade, kosten en gevolgen) die direct of indirect voortvloeien uit het gebruik van de Website en/of diensten, dan wel door de (tijdelijke) onmogelijkheid om van de Website www.regisconsult.be gebruik te maken.
Indien en voor zover Regis Consult bvba toch op enigerlei wijze aansprakelijk mocht zijn, dan is de aansprakelijkheid van Regis Consult bvba voor indirecte schade in alle gevallen uitgesloten. Onder indirecte schade wordt onder meer verstaan geleden of te lijden gevolgschade en/of bedrijfsschade, omzetvermindering, gederfde winst en verlies van goodwill.
Wijzigingen van onze privacyverklaring
Dit privacy beleid kan te allen tijde door Regis Consult bvba worden gewijzigd. Bij toekomstige wijzigingen van onze privacyverklaring zullen wij de wijzigingen in kwestie hier vermelden, zodat u altijd weet welke persoonsgegevens door ons worden verzameld, waarvoor deze worden gebruikt en aan wie deze openbaar worden gemaakt.

Meer informatie omtrent ons privacybeleid?