Privacyverklaring

Gegevensbescherming en Privacyverklaring

Regis Consult bvba hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Regis Consult bv houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
• Er telkens zal een verwerkingsgrond bepaald worden alvorens de verwerking uit te voeren;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan derden, met uitzondering van de verwerkers die ons bijstaan in de uitvoering van onze opdracht en activiteiten, evenals in het kader van het uitvoeren van onze opdracht aan (potentiële) werkgevers of werknemers;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Regis Consult bv zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Regis Consult bv
Uilenbaan, 57
2160 Wommelgem
gdpr@regisconsult.be
+32 3 355 10 50
BTW BE 0886.547.435

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Regis Consult bv verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

1. Voor wervingsdoeleinden
(a)Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer u een van onze consultants benadert, solliciteert op een vacature of u aanmeldt op Mijn Regis portal van Regis Consult bv, nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze database. Wij verwerken uw persoonsgegevens tevens om onze database te kunnen beheren en om contact met u op te kunnen nemen. Op deze manier kunnen wij u informeren over nieuwe vacatures of u uitnodigen voor activiteiten die verband houden met aanwerving of het aanbieden van projecten.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is de noodzaak voor het uitvoeren van een overeenkomst, met name de door u gegeven opdracht. Eveneens zullen uw persoonsgegevens verwerkt worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. (c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, foto’s, informatie in het kader van de aanwerving (zoals uw cv, werkervaring, opleidingsgegevens, etc.) en de correspondentie met Regis Consult bv over sollicitaties, voorstellingen bij opdrachtgevers en referenties.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Aangezien wij verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor u te hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar. Wij bewaren uw gegevens enkel nog na deze periode als u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

2. Om u op de hoogte te houden van de diensten van Regis Consult bv en nieuws en ontwikkelingen binnen uw vakgebied.
(a)Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer u een van onze consultants benadert, solliciteert op een vacature of u aanmeldt op Mijn Regis portal van Regis Consult bv, nemen wij de door u verstrekte persoonsgegevens op in onze database. Wij verwerken uw persoonsgegevens om gerichte mailings te sturen om u op de hoogte te houden van onze diensten en nieuws en ontwikkelingen binnen uw vakgebied. Om onze dienstverlening nog beter te kunnen afstemmen op de arbeidsmarkt kunnen deze mailing ook enquêtes bevatten.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is het gerechtvaardigd belang indien u zich hebt aangemeld en u aldus als klant van Regis Consult bv wordt aanzien. In de overige gevallen zal uw uitdrukkelijke toestemming gevraagd worden. U hebt het recht om uw toestemming op ieder gewenst moment in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw contactgegevens, in het kader van deze direct marketing doeleinden om u gericht te kunnen informeren.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Aangezien wij u zowel tijdens uw sollicitatieprocedure als in de toekomst gericht willen informeren, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar. Wij bewaren uw gegevens na die periode enkel als u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

3. Om een arbeidsovereenkomst of onderaannemigsovereenkomst aan te gaan
(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wanneer wij u of onze opdrachtgever een arbeidsovereenkomst aanbieden, verwerken wij uw persoonsgegevens om een arbeidsovereenkomst op te stellen en te verwerken. Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van uw arbeidsovereenkomst. Wij nemen deze extra persoonsgegevens tevens op in onze database. Indien u bij ons wordt tewerkgesteld wordt er op dat moment ook een personeelsdossier in hardcopy opgemaakt.
Als u een zelfstandige onderaannemer bent, verwerken wij uw persoonsgegevens op dezelfde wijze om een onderaannemingssovereenkomst met u aan te gaan.
(b) Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
U bent verplicht om aan Regis Consult bv alle persoonsgegevens te verstrekken die Regis Consult bv nodig heeft om uw arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren en om Regis Consult bv in staat te stellen te voldoen aan de wettelijke verplichtingen in verband met uw arbeidsovereenkomst.
(c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij voor zover relevant uw identificatie- en contactgegevens, geboortedatum, geslacht, burgerlijke staat, nationaliteit, foto’s, rijksregisternummer, gegevens van uw identiteitsbewijs of paspoort, verklaring van uw arbeidssituatie, inschrijvingsnummer bij de kruispuntbank en btw-gegevens, informatie in het kader van de aanwerving (zoals werkervaring en opleidingsgegevens), gegevens over uw functie en positie, gegevens van uw werkvergunning, beschikbaarheid, arbeidsvoorwaarden, belastinggegevens, verzekeringsgegevens, betalingsgegevens, veiligheidspaspoort, en locatie en organisaties. Indien u bepaalde eigendommen tijdens uw tewerkstelling ter beschikking krijgt en hierover dienen extra gegevens te worden geregistreerd dan zullen deze gegevens ook worden verwerkt.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens na beëindiging van uw arbeidsovereenkomst bewaard zo lang Regis Consult bv wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te bewaren en indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van Regis Consult bv te beschermen.

4. Om een contractuele belangen met onze opdrachtgevers na te kunnen komen
(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Wij dienen historiek van onze voorstellingen en kandidaten bij te houden om zo onze contractuele afspraken te kunnen nakomen. Zo mogen wij in de meeste gevallen geen medewerkers van onze opdrachtgevers benaderen. Zo mogen wij in de meeste gevallen kandidaten die wij geplaatst hebben binnen een bepaalde tijdspanne ook niet benaderen voor andere opdrachten.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst. (c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, foto’s, informatie in het kader van de aanwerving (zoals uw cv, werkervaring, opleidingsgegevens, etc.) en de correspondentie met Regis Consult bvba over sollicitaties, voorstellingen bij opdrachtgevers en referenties.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces af te ronden. Aangezien wij verwachten in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor u te hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar. Wij bewaren uw gegevens hierna enkel als u hiervoor uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven.

5. Om de zakelijke belangen met opdrachtgevers, klanten, prospects of andere zakelijke relaties te kunnen opvolgen en onderhouden:
(a) Wat houdt dit doeleinde in?
Om offertes en/of contracten te kunnen afsluiten en/of op te volgen, kandidaten te kunnen voorstellen, facturen te kunnen opmaken en/of opvolgen, credit control, uitvoeren betalingen en andere zakelijke transacties.
(b)Welke rechtsgrondslag hanteren wij voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde?
De rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doeleinde is het uitvoeren van een overeenkomst of gerechtvaardigd belang. Door uw gegevens aan Regis Consult bv te verstrekken stemt u er uitdrukkelijk mee in dat uw persoonsgegevens worden verwerkt voor het in artikel 5, onder a) beschreven doeleinde. (c) Welke persoonsgegevens verwerken wij voor dit doeleinde?
Voor dit doeleinde verwerken wij identificatie- en contactgegevens, facturatiegegevens, functies, informatie in het kader van de zakelijke belangen en de correspondentie met Regis Consult bv over contracten, voorstellingen van kandidaten, selectiefee, geleverde prestaties, publicaties van publieke gegevens zoals benoemingen binnen bedrijven of persberichten.
(d) Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens die voor dit doeleinde verwerkt worden?
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens zo lang bewaard als nodig is om het wervingsproces of facturatieproces af te ronden. Aangezien wij verwachten in de nabije toekomst andere interessante kandidaten voor u te hebben, bewaren wij uw persoonsgegevens voor deze doeleinden 5 jaar.
Voor dit doeleinde worden uw persoonsgegevens na beëindiging van de zakelijke overeenkomst bewaard zo lang Regis Consult bv wettelijk verplicht is om deze gegevens te bewaren en indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van Regis Consult bvba te beschermen.

Doorgifte van Persoonsgegevens
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij delen uw gegevens binnen de Regis Consult bv voor het uitvoeren van de hierboven beschreven doeleinden. Het is mogelijk dat de eigendomsstructuur van Regis Consult bv wijzigt. In dat geval kunnen wij de door ons over u aangehouden gegevens delen met de nieuwe eigenaars van het bedrijf en hun adviseurs. U ontvangt daarvan een kennisgeving.
Uw CV en gerelateerde gegevens kunnen naar potentiële werkgevers of opdrachtgevers worden verstuurd.
Wanneer wij daartoe verplicht zijn, kunnen wij uw gegevens ook ter beschikking stellen aan verordenende of wet handhavende instanties. Wij behouden ons tevens het recht voor om uw gegevens te verstrekken aan professionele adviseurs en andere personen wanneer wij bepaalde aspecten van onze wervingsdiensten uitbesteden aan derden. Deze derden zijn gehouden aan dezelfde geheimhoudingsverplichtingen als Regis Consult bv.

De onderstaande partijen doen verwerking van de persoonsgegevens:
• SDWorx vzw – voor het verwerken van loongegevens
• Carerix bv – webcloud oplossing (Recruitment) Database
• Consius bvba - accountant
• Attentia - Externe dienst voor preventie en veiligheid op het werk
• KP Bemiddeling bv / Covaco bv - Verzekeringsmakelaar

De onderstaande partijen doen geen verwerking van de persoonsgegevens, maar hebben wel toegang tot de servers(data) van Regis Consult bv:
• Ecx nv (ICT Infrastructuur beheer)
• Microsoft Office 365 (Mail en Servers)
• Talmark België – Concepts2Go bv (Webonderhoud en hosting)

De onderstaande partijen doen geen verwerking van de persoonsgegevens, maar hebben wel toegang tot geanonimiseerde data.
• HRLinkIT ebvba – Talent Aqcuisition Marketing Optimalisation

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat “Regis Consult” met uw persoonsgegevens maken.

1. Recht van verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan “Regis Consult”. Daarnaast heeft u steeds het recht om “Regis Consult” te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijks niet leverbaar zijn.

U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

2. Recht van verzet
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

Daarnaast hebt u steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u zelfs geen redenen op te geven.

3. Recht van vrije gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door u verstrekt zijn aan “Regis Consult” in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen.

4. Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.

5. Uitoefening van uw rechten
U kan uw rechten uitoefenen door “Regis Consult” daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar gdpr@regisconsult.be, per post naar Regis Consult bv – Uilenbaan 57 – 2160 Wommelgem of door gebruik te maken van het contactformulier “Contacteer ons” op de Website.

6. Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van de persoonsgegevens van u omvat geen profiling en zal door “Regis Consult” evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

7. Recht om klacht in te dienen
U over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be

Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.

Wij zullen u steeds vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
U kan uw gegevens ook steeds raadplegen/beheren via het “Mijn Regis Portaal” waarvan u de inloggegevens ontvangt wanneer u solliciteert op onze website.

Verwijzingen en links
De Website van Regis Consult bvba kan verwijzingen bevatten en/of hyperlinks naar één of meerdere websites van derden. Regis Consult bv is op geen enkele wijze aansprakelijk voor de wijze waarop deze derden omgaan met de privacywetgeving. Regis Consult bv raadt de gebruiker dan ook aan het privacybeleid van de websites van deze derden na te lezen zodat de gebruiker op de hoogte is hoe deze derden met persoonsgegevens omgaan.

Gebruik logbestanden
Onze website verzamelt automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie omtrent de bezoekers van haar Website, waaronder het Internet Protocol (IP)-adres van het toestel van de gebruiker, datum en tijd van toegang tot de Website, het internetadres van de website vanwaar de gebruiker is doorgelinkt naar onze website, het IP-adres van de Internet Service Provider van de gebruiker, het besturingssysteem van de gebruiker, de onderdelen, informatie en pagina’s van de Website die de gebruiker heeft bezocht en/of bekeken, alsmede het materiaal dat de gebruiker doorstuurt of downloadt van onze website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van onze website en om de website en dienstverlening van Regis Consult bv te optimaliseren. Daarnaast kunnen deze gegevens worden gebruikt voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De opgeslagen technische gegevens kunnen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Beveiliging en aansprakelijkheid voor derden
Regis Consult bv spant zich tot het uiterste in om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen teneinde de persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerking en/of verlies. Werknemers van Regis Consult bv, die namens Regis Consult bv toegang hebben tot de persoonsgegevens, zijn gehouden aan een geheimhoudingsbeding.
Ondanks de door Regis Consult bv genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat derden er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of de persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Regis Consult bv kan hiervoor nimmer op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.
Regis Consult bv aanvaardt op geen enkele wijze aansprakelijkheid voor eventuele schade voortvloeiend uit het gebruik van de persoonsgegevens door derde(n), aan wie deze gegevens op grond van dit Privacystatement of met toestemming van de betrokkene zijn verstrekt. Tevens is Regis Consult bv niet aansprakelijk voor het naleven van de geldende wet- en/of regelgeving (waaronder de privacywetgeving) door deze derde(n).

Aansprakelijkheid
Regis Consult bv is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade, kosten, gevolgen en vorderingen (daaronder begrepen eventuele vorderingen van derden en alle daarmee gepaard gaande schade, kosten en gevolgen) die direct of indirect voortvloeien uit het gebruik van de Website en/of diensten, dan wel door de (tijdelijke) onmogelijkheid om van de Website www.regisconsult.be gebruik te maken.
Indien en voor zover Regis Consult bv toch op enigerlei wijze aansprakelijk mocht zijn, dan is de aansprakelijkheid van Regis Consult bv voor indirecte schade in alle gevallen uitgesloten. Onder indirecte schade wordt onder meer verstaan geleden of te lijden gevolgschade en/of bedrijfsschade, omzetvermindering, gederfde winst en verlies van goodwill.

Wijzigingen van onze privacyverklaring
Dit privacy beleid kan te allen tijde door Regis Consult bv worden gewijzigd. Bij toekomstige wijzigingen van onze privacyverklaring zullen wij de wijzigingen in kwestie hier vermelden, zodat u altijd weet welke persoonsgegevens door ons worden verzameld, waarvoor deze worden gebruikt en aan wie deze openbaar worden gemaakt.

Laatst bijgewerkte versie: 19/06/2018